Häufige Planungsfehler bei Zahnarztpraxenzahnarztpraxen 112 haeufige planungsfehler DenPhaMed

In der Theorie ist eine optimierte Zahnarztpraxis fast schon eine Selbstverständlichkeit, doch wenn es an die Umsetzung eines Konzepts geht, treten Widerstände auf. Denn nahezu immer gibt es Hindernisse, die überwunden werden müssen. Selbst bei einem Neubau sind Raumaufteilung und -anordnung nicht immer ideal. Mitunter erzwingen die Räumlichkeiten Zugeständnisse, die sich nicht vermeiden lassen. Oft können aber erfahrene Praxisplaner Schwächen der baulichen Gegebenheiten ausgleichen.

Zudem gibt es weitere Gegebenheiten und Zwänge, die die Möglichkeiten der Praxisgestaltung einschränken. Dazu gehören finanzielle Limits, Sachzwänge (zum Beispiel der übliche Raumbedarf für den Empfang und das Wartezimmer, aber auch notwendige technische Ausstattungen und Laboreinrichtungen) und fest eingeplante Termine für Praxiseröffnungen. Darüber hinaus kollidieren mitunter auch die individuellen Wünsche des Arztes oder der Ärztin, die objektiv nachteilig für die Praxis sein können, mit den Konzepten von Praxisplanern. Nicht zuletzt vertrauen Ärzte und Ärztinnen oft unerfahrenen Innenarchitekten, deren Gestaltungsentwürfe zu Problemen führen. Um die genannten Schwierigkeiten, die auftreten können, allesamt zu meistern, werden unterschiedliche Expertisen benötigt, diese reichen von Gestaltungsfragen bis zu steuerlichen Problemstellungen und rechtlichen Gesichtspunkten.

Mit einer guten Vorbereitung zur Wohlfühl-Praxis

zahnarztpraxen 211 planungsteam wohlfuehlpraxis DenPhaMedUm aus den vorhandenen Gegebenheiten das Optimum zu machen, ist eine umfassende und multiperspektivische Vorbereitung notwendig.

Blindes Vertrauen in nur einen Berater führt oft nicht zum erwünschten Ergebnis. Vielmehr sollten Gründer und Gründerinnen wie bereits gesagt auf ein Planungsteam setzen, zu dem Innenarchitekten, Praxisplaner, Steuerberater, Rechtsanwälte und andere Spezialisten gehören können. Die genaue Zusammensetzung eines Planungsteams ist von den jeweiligen Erfordernissen abhängig. Um die Gründung einer Zahnarztpraxis möglichst störungsfrei zu realisieren sollte jeder Gründer und jede Gründerin zudem eine To-do-Liste erstellen. Muster anfordern (Mail an Zentralbüro)

Fünf Problemfelder gleichzeitig im Blick behalten

Finanzierung – Planung und Ausführung – Vermarktung und Positionierung – Mitarbeiterbind8ung – Behandlungseffizienz. Das sind die fünf Hauptbausteine, die bei jeder Praxisgründung immer zusammen im Blick behalten werden sollten. Und das ist weiß Gott schwierig genug, denn das Herz hängt gewöhnlich an der Optik, das Geld an den Banken-Vorgaben und die Vermarktung… das machen wir später.
Wer so denket, riskiert großen Ärger, deutliche Mehrkosten, erhebliche Zeitverzögerungen bis zur Eröffnung, danach dann wegen Planungsmängeln langfristig ein unzufriedenes Praxisteam und schlimmstenfalls auch eine nicht optimale Effizienz bei der Patententenbehandlung (und wenn es nur 10 Meter mehr wären oder eine keiner Dauerstau vor Labor oder Röntgen).

Leider in der Realität meist alles zusammen, denn die Dinge hängen wie ein Mobilie schlussendlich alle an einem einzigen Faden.
Dabei sind die üblichen Problem-Elemente Finanzierung (vorher) und Marketing (nachher) eher autark – sie werden deshalb an anderer Stelle eingehende behandelt.

Alle anderen Aspekte sind jedoch allein durch die Praxisplanung zu steuern. Entweder zum Guten – weil weitsichtig, im Team und mit fachlich ausgewiesenen externen Beratern oder mit dem Prinzip Hoffnung, weil selbstverwirklichend fokussiert, im Alleingang oder mit nicht spezialisierten Partnern und schlimmstenfalls nach ungenauer Finanzierung auch noch budgetgetrieben.

Häufige Probleme und Fehler

zahnarztpraxen 211 planungsteam probleme fehler DenPhaMedNur eine Praxisgründung, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Beteiligter – vom Arzt über Mitarbeiter bis zu den Patienten, aber auch der Kreditgeber – Rücksicht nimmt, kann zum erwünschten Ziel führen. Deshalb sollte eine Praxisplanung immer multiperspektivisch sein und alle berechtigten Ansprüche entsprechend beachten. Erfahrungsgemäß kommt es bei Gründungen von Zahnarztpraxen aber immer wieder zu „typischen“ Fehlerquellen. Diese sollten unbedingt vermieden werden. Zu den größten Ärgernissen, die später den Praxisalltag langfristig behindern, zählen insbesondere diese drei Szenarien:

  1. Reine „Ego-Praxen“ - Selbstverwirklichung als Selbstzweck
    Selbstverständlich sollten sich Inhaber und Inhaberinnen mit ihrer Praxis identifizieren und wohlfühlen. Sofern die Vorstellungen des Zahnarztes oder der Zahnärztin mit denen der Patienten und der Mitarbeiter übereinstimmen, gibt es keine Probleme mit individuell gestalteten Praxen. Schwierig wird es allerdings, wenn die Bedürfnisse von Patienten oder Angestellten nicht ausreichend beachtet werden. Im oben angeführten Beispiel des Wartezimmers mit Gebissanmutung ist das der Fall. Hier werden psychologische Patientenbedürfnisse ignoriert. Das kann sich negativ auf die Wirtschaftlichkeit der Praxis auswirken. Wenn dagegen ein Inhaber oder eine Inhaberin beispielsweise ein Faible für mediterrane Lebensart hat, dann kann die Praxis eine entsprechende Gestaltung erhalten. Denn auch Mitarbeiter und Patienten, die eine solche Vorliebe nicht teilen, können sich an der ästhetischen Qualität einer solchen Raumgestaltung erfreuen.
  2. Späte Planungsänderungen – Attentismus, bis die Probleme sichtbar werden
    Wer seine Praxis plant, wird sicherlich verschiedene Möglichkeiten durchspielen. Das kann zu Änderungen in der Planung führen – und das ist auch sinnvoll, wenn auf diese Weise Fehler vermieden werden. Doch ab einem vorher bestimmten Zeitpunkt sollte das Grundkonzept stehen. Gilt die Planung dagegen während des gesamten Gründungsprozesses als veränderbar, drohen mitunter endlose Planungsprozesse mit unzähligen Änderungen, die die Kosten für die Gründung nach oben drücken und die Realisierung verzögern.
  3. Nachträgliche Umbauten – selektive Planung, die wesentliche Blickwinkel ignoriert
    Änderungen im Nachhinein sollten grundsätzlich immer möglich sein. Denn im Lauf eines Praxislebenszyklus können Veränderungen notwendig werden. Technische Modernisierungen etwa gehören zu solchen Veränderungen, die unbedingt realisierbar sein müssen. Problematisch sind dagegen Änderungen und Umbauten, die die Grundstruktur der Praxis betreffen. Es sei denn, solche Änderungen oder auch Erweiterungen waren von vornherein Teil des Konzepts. 

Weitere Stichworte, die Praxisgründungen oft Sand in Getriebe streuen:

  • Fehlende Vision oder fehlendes Konzept für die spätere Zahnarztpraxis
  • Mangelndes betriebswirtschaftliches Bewusstsein (etwa: Unkenntnis der Umsatzstärke)
  • Gründung ohne definiertes Selbstbild (Was für ein Zahnarzt will ich sein?)
  • Keine Zielgruppendefinition
  • Bankgespräche ohne eigenen Businessplan
  • Zu kurzfristig ausgelegte Finanzierung
  • Fehleinschätzung der eigenen Liquidität
  • Praxisübernahme mit Musterverträgen ohne Rücksprache mit Berater
  • Zu großes Vertrauen in den abgebenden Arzt und dessen Berater
  • Gründungen und Übernahmen ohne Gegenprüfung von Spezialisten

Sie wollen den Geraden Weg zum Praxiserfolg gehen? Dann sprechen Sie auf jedem Fall rechtzeitig mit einem unserer Gründungsberater. Anfrage Erstgespräch Praxisgründung Zahnarzt (Mail an Zentralbüro)