service 111 haeufige gruendungsfehler DenPhaMedNeue Praxis – eigene Apotheke: die häufigsten Gründungsfehler

Was Ärzte, Zahnärzte und Apotheker beachten sollen, wenn es in die Selbständigkeit geht

Von Lage, Preis und Ausstattung über Finanzen und Verträge bis hin zu Team, Organisation und Kommunikation: Es gibt natürlich unendlich viele Möglichkeiten, bei der Praxisgründung oder Apothekenübernahme daneben zu greifen. Wem es aber gelingt, die 10 häufigsten und gravierendsten Fehler erfolgreich zu umschiffen, dem sollte als Arzt oder Apotheker der erfolgreiche Start mit der eigenen Praxis oder Apotheke gelingen.

Wenn die Gründung bzw. Übernahme einer Praxis oder einer Apotheke scheitert, dann ist dafür meist nicht nur eine einzige Ursache verantwortlich. Vielmehr misslingen solche Projekte aufgrund ungesunder Mischungen mehrerer Fehler. Um welche Fehler es sich dabei handelt, lässt sich kurz zusammenfassen.

Gründer und Gründerinnen, die scheitern, sind oft

  • zu oberflächlich in den Planungen.
  • zu optimistisch in den Erwartungen.
  • zu hoffnungsfroh, was das Umfeld angeht.
  • zu gläubig bei der Finanzierung.
  •  zu knausrig in Budgetfragen.
  • zu technikversessen, um die Abläufe zu sehen.
  • zu optisch, um Funktionalitäten zu priorisieren.
  • zu mutig, was die eigenen Fähigkeiten angeht.
  • zu begeistert, um Risiken zu sehen.
  •  zu beratungsresistent in entscheidenden Details.
 

Warum sind Heilberufler besonders gefährdet, Gründungsfehler zu begehen?

Wer eine eigene Praxis eröffnet oder eine eigene Apotheke, der lässt sich auf ein ausgesprochen komplexes Unterfangen ein, das den weiteren Verlauf des eigenen Lebens prägt. Darüber hinaus sind bei Gründungen viele unterschiedliche Kompetenzen gefordert, die im Studium der Medizin oder der Pharmazie nicht vermittelt werden. Faktisch müssen Gründer und Gründerinnen mindestens die Kenntnisse von Juristen, Marktforschern, Betriebswirten und Innenarchitekten aufweisen.

Kommt es zu Gründungsfehlern, sind diese besonders weitreichend, denn bei Praxis- und Apothekengründungen geht es für die Akteure immer um sehr viel. Hohe Investition, lange „Nutzungszeit“, langfristige Mietverträge, teure Medizin-, Dental- oder Apothekentechnik und vor allem um viel eigene Lebenszeit!

Die häufigsten Fehler lassen sich in zwei Gruppen zusammenfassen. Zum einen handelt es sich um

  1. „monetäre Themen“, also schlechte finanzielle Planungen, die sich kurz- oder mittelfristig sehr negativ auf den Praxis- und Apothekenalltag auswirken können. Dazu kommen häufig weitere Fehler, die zur Gruppe der
  2. „emotionalen Herzensangelegenheiten“ gehören. Wer zu sehr auf sein Herz hört, entscheidet oft auf Basis fehlerhafter oder mangelnder Informationen. Statt auf seriöse Analysen für die Entscheidungsfindung zu setzen, werden die eigenen Vorstellungen oder die von Vertrauenspersonen umgesetzt, auch wenn die Herzenswünsche mit der Realität kollidieren.

Kommt es dann noch zu Engpässen beim Personal, weil der allgemeine Fachkräftemangel auf die eigene Praxis oder Apotheke durchschlägt oder weil Verantwortliche eine falsche Einstellungspolitik betrieben haben, dann stehen berufliche Existenzen endgültig auf der Kippe.

Um Ihnen die Komplexität einer „generalstabsmäßigen“ Apotheken- und Praxisplanung möglichst anschaulich darzustellen, greifen wir im Folgenden auf etwas zugespitzte Situationsbeschreibungen zurück. Dabei mag es punktuell zu Übertreibungen kommen, doch diese dienen lediglich dazu, real vorhandene Probleme deutlich zu machen.

Finanzierung & Liquidität: 

Gute Vorbereitung und nie leichtfertig mit offenen Karten spielen

service 111 gruendungsfehler finanzierung liquisitaet DenPhaMedEine der größten Klippen ist die Ermittlung eines realistischen Arztpraxis-, Zahnarztpraxis- oder Apothekenwertes, um daraus einen erzielbaren Kaufpreis sowie die marktgerechte Schätzung des Goodwill ableiten zu können. Dazu kommen dann bei Neugründungen die oft nur näherungsweise geschätzten Positionen für Einrichtung und Großtechnik oder bei Übernahmen der erkennbare Sanierungs- bzw. Modernisierungsbedarf. Bei Apotheken zudem die Erfüllung der Kriterien für die Eröffnungsrevision. Damit sind viele gründungswillige Heilberufler schon fast am Ende ihrer Budget-Überlegungen.

Mit diesen Vorstellungen im Gepäck wird dann leider oft alleine ohne Unterstützung die Hausbank aufgesucht, um ein erstes, noch scheinbar unverbindliches Finanzierungsvorgespräch zu führen. Die Gefahren hier: ein zu enges Investitions-Korsett, zu viele gebundene Sicherheiten, keine Flexibilität bei überraschend auftretenden Kosten, möglicherweise gar ein unerwartet schlechtes Rating, das dazu führt, dass Gründer und Gründerinnen nicht die bestmöglichen Finanzierungskonditionen erhalten.

Vor diesen Finanzierungsfehlern, die fast allen Heilberuflern drohen, möchten wir ganz besonders warnen.

Unser Tipp: Bitte gehen Sie niemals allein und immer nur bestens vorbereitet in solche entscheidenden Termine! Und fordern Sie den diesbezüglichen Vortrag vom Kongress „Ihre gesunde Arztpraxis“ an. Anforderung: Kongressvortrag (Mail an Zentralbüro)

Riskieren Sie zudem keinen – unbeabsichtigten, aber nicht mehr revidierbaren – finanziellen Fehlstart aufgrund:

  • unrealistischer Wirtschaftlichkeitsberechnungen,
  • nicht vollständig durchgerechneter Kalkulationen des Investitionsbedarfs,
  • eines Verzichts von Fördermitteln,
  • zu geringer Investitionen, weil Wichtiges nicht bedacht wurde, oder
  • zu hoher Belastung, weil alles sofort perfekt sein sollte, oder
  • langfristiger Einnahmeverluste durch falsche oder zu geringe Abrechnungen.

Sie wollen solche Fehler vermeiden? Dann nutzen Sie Know-how und Erfahrung unserer Expertenteams für:

  • Gründung oder Übernahme einer Arztpraxis Mehr
  • Gründung einer Zahnarztpraxis oder Nachfolge Mehr
  • Apothekenübernahme oder Neugründung Mehr

Wirtschaft & Steuern 

Fehlende Analysen und ungenutzte Gestaltungsfreiräume machen jeden Start schwer

service 111 gruendungsfehler wirtschaft steuern DenPhaMedWer eine Apotheke oder eine Arztpraxis eröffnen will, muss, bevor er sich für den Standort entscheidet, zwangsläufig eine Standortanalyse vornehmen.

Auch unabhängig davon – das gilt nur für Vertragsärzte –, ob es sich um einen offenen oder geschlossenen Planungsbereich handelt. Während bei neuen Praxen und Apotheken eine vorherige Standortanalyse als notwendige Maßnahme erkannt wird, gilt das bei Übernahmen bestehender Praxen oder Apotheken nicht. Das kann sich als fataler Fehler erweisen, denn im Lauf der Zeit, können sich ursprünglich gute Standorte entwerten, weil sich beispielsweise die Konkurrenzsituation geändert hat. Deshalb ist eine Standortanalyse auch bei Übernahmen unabdingbar. Erfahren Sie mehr:

Wie der Ertrag gesteigert wird

Doch allein mit einer Standortanalyse ist der wirtschaftliche Erfolg von Praxen und Apotheken noch nicht gesichert. Vielmehr gibt es viele weitere Gesichtspunkte die Gründer und Gründerinnen beachten müssen, damit der Schritt in die Selbstständigkeit erfolgreich ist. Anknüpfend an Standortanalysen müssen Gesundheitsdienstleister mit Blick auf ihre Wettbewerbsposition möglichst ein eigenes Alleinstellungsmerkmal entwickeln, das Kunden überzeugt. Apothekerinnen und Apotheker stehen hier viele Möglichkeiten offen – sei es ein Salzdom oder eine Spezialisierung auf Tiergesundheit. Um die geeignete Marktnische zu finden, sollten Gesundheitsdienstleister aber nicht nur auf die Angebote mit Mitbewerbern achten, sondern auch die eigenen Präferenzen befragen. Denn letztlich müssen Sie für „Ihr“ Thema brennen.

Das gilt selbstverständlich auch für Ärzte und Zahnärzte. Die Grundkonzeption, die Schwerpunktsetzung und besondere Angebote müssen ein stimmiges Konzept ergeben, dass die eigenen Neigungen mit dem Bedarf der Patienten und dem Angebot von Wettbewerbern in Einklang bringt.

Die oft unterschätzte Außenwirkung

Neben der Ausrichtung des Leistungsangebots ist aber auch das Erscheinungsbild von Praxen und Apotheken für den wirtschaftlichen Erfolg entscheidend. Gerade in angstbesetzten Räumen wie Zahnarztpraxen sollte große Sorgfalt auf ein harmonisches und beruhigendes Ambiente gelegt werden. Selbstverständlich sollte bei der Einrichtung von Praxen nicht die Funktionalität vergessen werden. Denn eine gut geplante Praxiseinrichtung erspart dem Praxisteam Reibungsverluste, die sich meist auch negativ auf Patienten auswirken. Eine funktionale und zugleich kundengerechte Einrichtung mit Diskretionszonen ist auch für Apotheken ein Muss. Doch bei Apotheken kommt noch ein zusätzlicher Gesichtspunkt hinzu, der bei Arztpraxen eine untergeordnete Rolle spielt: die Beleuchtung. Bei Apotheken geht es nicht nur darum, in der Offizin angenehme Bedingungen zu schaffen und das Sortiment vorteilhaft in Szene zu setzen. Vielmehr ist es wichtig, dass Apotheken nach außen hell und einladend wirken.

Steuerliche Besonderheiten bei Heilberufen

Selbstständige Gesundheitsdienstleister verschlechtern oft die eigene wirtschaftliche Position, weil legale steuerliche Gestaltungsspielräume nicht genutzt werden. Das betrifft insbesondere

Achtung: Hier droht Ärger mit dem Finanzamt

Eine weitere Herausforderung für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte ist die steuerliche Behandlung von Leistungen, die keine klassische Heilbehandlung darstellen. Solche Zusatzangebote sind wirtschaftlich interessant, aber es kommen auf Inhaber komplexe steuerrechtliche Fragen zu. Wird etwa versäumt Umsatzsteuer abzuführen, droht Ärger mit dem Finanzamt. Unsere Experten beraten Sie gerne. (Mail an Zentralbüro)

Recht & Gesetz 

Wie sie juristische Fallstricke erfolgreich umgehen

service 111 gruendungsfehler recht gesetz DenPhaMedWie bereits erwähnt müssen Gründer und Gründerinnen viele juristische Gesichtspunkte im Auge behalten, wenn sie sich erfolgreich selbstständig machen wollen.

Da aber Mediziner und Pharmazeuten in ihrer Ausbildung kaum mit den Rechtswissenschaften in Kontakt kommen, sollten Sie immer auch einen Rechtsanwalt bei der Hand haben, der Verträge prüft, bevor Sie diese abschließen. Wer sich dagegen auf seine Vertragspartner oder deren Rechtsbeistände verlässt, muss das nicht selten teuer bezahlen.

Apotheker und Apothekerinnen sollten daher insbesondere folgende Verträge niemals ohne juristischen Beistand unterschreiben:

Darüber hinaus gibt im Berufsleben von Apothekern und Apothekerinnen auch aufgrund der hohen Regelungsdichte der Branche immer wieder Situationen, die die Unterstützung von Rechtsberatern nötig machen. Mehr

Bei Medizinern und Medizinerinnen sind die juristischen Rahmenbedingungen ebenfalls so komplex, dass juristischer Beistand in vielen Situationen notwendig ist. Selbstverständlich sollten auch Ärzte und Zahnmediziner bei der Übernahme von Praxen Kaufverträge professionell prüfen lassen, ebenso wie Mietverträge für Praxisräume und selbstverständlich auch Arbeitsverträge.

QM & Sicherheit

Mangelhaftes Risikomanagement und kein systematisches Controlling

service 111 gruendungsfehler qm sicherheit DenPhaMedZwar gibt es bei Ärzten und Apothekern eine Vielzahl unterschiedlicher von QM-Vorgaben und Pflicht-Dokumentationen, aber ein systematisches wirtschaftliches Risk-Management sowie ein tiefgreifendes Wirtschafts-Controlling, wie es in anderen Wirtschaftsunternehmen üblich und sogar vorgeschrieben ist, gibt es in der Regel nicht. Das Ergebnis: Intransparenz und keine Vergleichbarkeit. Denn viel zu selten werden wichtige Kennzahlen nicht oder nur unzureichend erfasst.

Und meist ist es der Chef/die Chefin selber. Die sich um ihre Bilanzen kümmert. So kommt es viel zu häufig vor, dass auch ordentlich laufende Praxen und Inhaber, die sich tagtäglich fast zu Tode arbeiten, liquiditätsmäßig sehr mau dastehen. Hier wäre das Geld für einen spezialisierten Wirtschafts- oder Steuerberater deutlich besser angelegt. Oft ist das sogar eine Einsparung, denn diese Experten holen meist mehr heraus, als sie den Praxis- oder Apothekeninhaber kosten. Mehr

Fördermittel konsequent nutzen
Aus demselben Grunde nutzen Ärzte und Apotheker auch vorhandene Fördermittel und Zuschüsse – unter ihnen auch diverse nicht rückzahlpflichtige Posten – nicht aus, denn oft wissen sie nicht um diese Möglichkeiten und wenn doch, dann überfordert sie der zugegebenermaßen oft mega-bürokratische Antragsprozess. Hier helfen unsere Förderberater mit Rat (welche Fördertöpfe gibt es) und Tat (Begleitung durch den Beantragungsprozess).

Achtung für alle Gründer: So gut wie alle Gründer-Zuschüsse sind zu beantragen, BEVOR ein einziger Vertrag unterschrieben oder eine einzige Bestellung getätigt worden ist!

Sie wollen wissen, welche Fördertöpfe Sie für Ihr Projekt nutzen können? Dann schreiben Sie uns… (Mail an Zentralbüro)

Versicherungen gehören in den Businessplan

Hand aufs Herz: Niemand hat Lust auf Versicherungen und oft kümmert man sich auch nicht wirklich darum. Deshalb sind einzelne gesetzlich vorgeschrieben: Renten- und Krankenversicherung, Kfz, Berufs- resp. Betriebshaftpflicht, um nur die wichtigsten zu nennen. Hinzu kommen obligatorische Versicherungen wie z.B. Kreditrückdeckungen per Risiko-Lebensversicherung oder der geforderte Versicherungsschutz für geleaste Büro- oder Medizintechnik und Kommissionierautomaten.

Um Sie hier nicht länger als irgend nötig aufzuhalten: Sie haben voraussichtlich einen guten Krankentarif, Ihr Auto ist in Vollkasko und Ihre Kredite sind maximal besichert, Sie haben hoffentlich eine hinreichende Berufsunfähigkeitsabsicherung jenseits der Kammerversorgung und Ihre Familie bestmöglich geschützt. Möglicherweise haben Sie auch eine hohe Krankentagegeld-Police abgeschlossen, um damit bei eigener Erkrankung die Praxiskosten zu bestreiten. Ist dem so, dann sollten Sie mit uns reden… denn das ist in aller Regel keine optimale Lösung. Überprüfung Krankentagegeld (Mail an Zentralbüro)

Wenn Sie auch Ihre Praxis oder Apotheke(n), ein MVZ oder Gesundheitszentrum oder welche andere ärztliche Kooperationsform fachgerecht abgesichert haben möchten, dann nutzen Sie die Kompetenz unsere unabhängigen Fachleute für eine zweite Meinung. (Mail an Zentralbüro)

Wir entwickeln seit Jahren eigene Vollkasko-Deckungskonzepte für Apotheken, Arztpraxen in der Primärversorgung sowie Zahnarztpraxen, in denen wir die gesamte Praxis oder Apotheke – auch im Mehrbesitz – nebst Inhalten und Technik, alle Haftpflichten, die Betriebsunterbrechung und eine Vielzahl berufsspezifischer Risiken rechtsverbindlich abdecken. Und zwar ohne Unterversicherungsprüfung jederzeit zum Neuwert und ohne die sonst übliche Verwaltungsbürokratie.

Im Schadenfall garantieren wir übrigens eine Regulierung in 14 Tagen. Das können wir tun, weil wir in unserem Netzwerk eine Vielzahl von auf Heilwesenberufe spezialisierte Handwerks- und Sanierungsbetriebe eingebunden haben, die uns im Schadenfall unmittelbar zur Verfügung stehen. Mehr

All das sind Vorteile, die konventionelle Apotheken- und Praxisabsicherungen zumindest nicht in dieser Menge rechtsverbindlich anbieten können – und zwar will sie nicht speziell auf die besonderen Risiken von Arztpraxen, Apotheken und Zahnarztpraxen abgestellt sind. Gönnen Sie Ihrer Praxis oder Ihrer/n Apotheke/n dieselbe Sicherheit wie Ihren sonstigen wichtigen Versicherungsthemen oder lassen Sie zumindest einen Vergleich erstellen. Unsere unabhängigen Experten vor Ort sind für Sie da. Anfrage Klauselvergleich Praxis/Apotheken (Mail an Zentralbüro)

Positionierung & Marketing 

service 111 gruendungsfehler positionierung marketing DenPhaMedWer eine Praxis aufmacht, könnte denken, dass sich das neue Arztschild doch eh rumspricht. Und eine neue Apotheke sieht doch auch jeder… Warum also viel Zeit und Geld in Marketing stecken. Name, Logo, Webseite und Basis-Paket Praxiswerbung beziehungsweise Apothekenmarketing reichen doch aus…

Weit gefehlt! Wer heute noch gehört werden will, muss unerhört gut kommunizieren. Dazu jedoch ist Marketing-Konzept erforderlich, dass bereits bei den Finanzierungsgesprächen mit im Budget sein sollte. Und um sich mit seinen Spezialitäten und bei seinen Zielgruppen möglichst schnell bekannt zu machen, und um alle Kommunikationsaktivitäten sinnvoll miteinander zu verbinden, braucht es qualifizierte Berater, die den Bedarf und die Nachrichtenwerte von Ärzten und Apothekern genau kennen. Irgendeine Werbeagentur hilft da höchstens bei der Schönheit der Werbemittel – nicht unbedingt bei ihrer Einsatzeffizienz. Mehr

Ärzte müssen Igeln – Apotheker Frei- und Sichtwahl anbieten

Ausnahmen bestätigen die Regel: Nur von Kassenpatienten können Ärzte ebenso wenig leben wie Apotheker nur von Rezeptkunden. Da müssen schon noch weitere Einnahmequellen her. Igel ist ein Schlagwort – bei Zahnärzten auch, nur anders ausgereichtet, Aktionsplätze in Apotheken ein anderes. Um diese Nachrichten gezielt zu streuen, ist eine besondere Form von Marketing erforderlich: Denn Soziale Medien und lokale Suchwortwerbung in Verbindung mit einem interessant gestalteten Patienten- oder Kunden-Newsletter transportieren die Nachrichten von Naturheilkunde, Botox, bestimmten Medizinischen Innovationen oder schönen Zähnen am allerbesten.