arztpraxen 122 dokumentation patientendatei DenPhaMedDokumentation Patientendatei

Patientenkartei und Praxisübergabe

Die Patientendokumentation ist ein Herzstück jeder Arztpraxis, denn sie ist die entscheidende Datenbasis für jede Diagnose und Behandlung. Zudem ist sie bei Streitfällen haftungsrelevante Urteilsbasis. Drittens ist sie die wichtigste Basis zur Festlegung des Goodwills und obendrein – und darum geht es hier – kann sie eine große Chance für die Nachfolgergewinnung sein.

Dokumentationsmängel sind einer der Hauptgründe für Haftungsklagen gegen Ärzte. Und sie haben schon manchem Arzt sehr viel Geld gekostet. Der ärztlichen Dokumentation kommt deshalb grundsätzlich immer eine besondere Bedeutung zu, insbesondere aber auch bei der Praxisabgabe ist in dieser Beziehung höchste Sorgfalt gefragt. Der Sinn der ärztlichen Dokumentationspflicht hat liegt in vier verschiedenen Bereichen: Es geht um Abrechnung, Therapiesicherung, Beweissicherung und Rechenschaftslegung.

Für die Situation einer Praxisabgabe ist davon aus Sicht des abgebenden Arztes vor allem ein späterer Nachhaftungsfall und damit also die rechtliche Beweissicherung von Bedeutung. Während der übernehmende Arzt sicher zuerst auf den Wert des Patientenstammes schaut, der sich in einer ordnungsgemäßen Patientendokumentation spiegelt.

Basisdokument aller Rechtsfolgen

arztpraxen 122 dokumentation patientendatei basisdokument DenPhaMedIm Falle eines vermeintlichen oder behaupteten Behandlungsfehlers greift jedes Gericht immer zuerst auf die entsprechende Dokumentation zurück. Die darin enthaltenen Fakten werden in schwierigen oder strittigen Fällen immer durch ein Gutachten beurteilt, auf dessen Basis dann meist Recht gesprochen wird. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Patientenunterlagen von zehn Jahren gilt von daher über die Praxisabgabe hinaus.

Da ein solcher Prozess heute mindestens ein Jahr, gerne auch mal mehr Vorlaufzeit hat, sind stehen andere Quellen oft nicht mehr in der Form zur Verfügung, dass sie zur rechtssicheren Aufklärung des Tatbestandes dienen. Von daher kommt der Glaubwürdigkeit der Patientendokumentation höchste Bedeutung zu. Zwar wird diese in dubio pro reo erstmal unterstellt – die Patientenakte muss dem dann aber auch gerecht werden. Natürlich ist jedem Arzt bekannt, dass sie vollständig sein sollte, denn alles was fehlt, gilt als nicht existent. Ebenfalls weitgehend bekannt ist, dass schon viele Prozesse wegen ex-Post-Veränderungen verloren gingen.

Abgebende Ärzte sollten also aus Eigeninteresse der Qualität ihrer Patientendokumentation, sei sie schriftlich oder digital, besondere Aufmerksamkeit schenken. Und sie sollten für den Fall der Fälle grundsätzlich einen Nachhaftungsschutz haben, möglicherweise auch Rechtschutzpolice, die dieses Risiko abdeckt.
 

Verkaufsvorteil Patientendokumentation

arztpraxen 122 dokumentation patientendatei verkaufsvorteil DenPhaMedDer Patientenstamm beziehungsweise seine Dokumentation gewinnt zur Praxisabgabe jedoch auch einen wertbestimmenden Charakter, denn darin spiegelt sich valide und belastbar der bisherige Praxiserfolg auf den jeder Nachfolger aufzubauen gedenkt. Also wäre eine Offenlegung der Patientenakten ein guter Schachzug im Verkaufs- und Preispoker, gäbe es die ärztliche Schweigepflicht nicht… Da sich jedoch eine solche Open-Book-Policy in Bezug auf Gesundheits- und Patientendaten verbietet, sollten abgebende Ärzte sich die Mühe machen, die Inhalte der Patientenakten dennoch anonymisiert präsentieren zu können. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten, eine einfach-generelle sowie eine statistisch-differenzierte:

  1. Clusterbildung: die gute alte Häufchen-Methode, die sich auch für Karteikarten-Dokumentationen eignet. Einfach und generell hilfreich.

    arztpraxen 122 dokumentation patientendatei clusterbildung DenPhaMedDazu bilden Sie aussagekräftige Kategorien und ordnen dann die Anzahl der betreffenden Patientenakten entsprechend zu. Es gibt hunderte Möglichkeiten, aber drei Kategorien bieten sich immer an: die Altersgruppenverteilung, die Fallzahl bestimmter Erkrankungen und die Rechnungssumme pro Patient.

    Denn damit beantworten Sie drei zentrale Fragen jedes Übernehmenden: die Zukunft der Praxis. Den Schwerpunkt der Praxis. Den durchschnittlichen Behandlungswert der Praxis.

  2. Statistische Auswertung: das „Röntgenbild“ durch alle Patientendateien. Ideal bei digitalen Dokumentationssystemen.

    arztpraxen 122 dokumentation statistische auswertung DenPhaMedZu den konkreten Auswertungsmöglichkeiten, soweit Sie diese noch nicht kennen oder nutzen, können Ihnen sicher die Lieferenten Ihrer Patientensoftware umfangreich Auskunft erteilen. Auch Ihr IT-Experte sollte Ihnen da sehr hilfreich zur Seite stehen können. Achtung: ist es ein externer, bitte unbedingt auf die Einhaltung der Datenschutzregeln für Auftragsdatenverarbeiter achten.

    Steht Ihnen diese Möglichkeit offen, wäre es sogar fahrlässig, diese nicht zu nutzen, um den Nachfolger mit unbezweifelbaren Fakten das Herz der Praxis zu präsentieren ohne die ärztliche Schweigepflicht zu gefährden.

Ein Tipp zur Präsentation

Erstellen Sie Ihre Liste zusammen mit dem gesamten Praxisteam und listen Sie dann alle für Sie in Frage kommenden Maßnahmen professionell auf. Das Ergebnis zeigen Sie allen Interessierten, und erläutern ihnen anhand dessen, was Sie für sie zu tun beabsichtigen.

 

Für Sie wäre es leichter, wenn diese Daten ein externer Experte erheben und auswerten würde. Natürlich unter Einhaltung aller Datenschutz-Richtlinien…

Unsere Praxisbewerter unterstützen Sie gern mit ihrem Know-how.Anfrage Auswertung Patientendatei


Alles präsentierte muss stimmen und nutzen

Welche Methode auch immer Sie anwenden, am Ende entscheiden immer Sie, welche davon sei für welchen Zweck aufbereiten. Denn nichts wäre kontraproduktiver als ein dicker Ordner voller statistischer Auswertungen. Weil zahlen ohne Bild kaum Aussagekraft haben, sollten immer genau die passenden Zahlen einem klaren Bild oder Thema zugeordnet sein. Und sie sollten chirurgisch genau eingebracht werden, nämlich nur dann, wenn sie die meiste Neugier erzeugen und vor allem die, die den meisten Nutzen stiften.

In aller Regel bieten sich einige – insbesondere das erste der drei Haupt-Cluster – für werbliche Zwecke an, zum Beispiel auf Praxisbörsen. Ein zweiter Teil – angeführt vom zweiten Hauptcluster – taugt besonders für Marketingzwecke, also für den Interessenten-Erstkontakt und eine dritte, sehr dezidierte und sehr monetäre Gruppe bildet unschlagbare Argumente für die Preisbegründung.

Die Überleitung als Sahnehäubchen jeder Abgabeverhandlung

arztpraxen 122 dokumentation patientendatei sahnehaeubchen DenPhaMedDie Überleitung einfach mitkaufen, geht leider nicht, denn es ist höchstrichterlich entschieden, dass im Rahmen jeder Praxisübergabe jeder Mitarbeiter und ebenso jeder Patient das Recht hat, der Übertragung seiner vertraglichen Mitarbeiter beziehungsweise Patienten-Daten persönlich eindeutig und unmissverständlich zustimmen zu können. Ansonsten findet diese nicht statt und die Akte verbleibt im „Vorbesitzer-Archiv“.

Mit dem Vollzug des Praxiskaufes sind alle Patientenakten des abgebenden Arztes – sofern sie in der Praxis verbleiben sollen – in einen verschlossenen Schrank zu verbringen, während der übernehmende Arzt seinen eigenen neuen Dokumentenschrank daneben stellt und zu befüllen beginnt. Soweit das Bild für das bei Karteikarten-Dokumentationen häufig praktizierte Zwei-Schränke-Modell. Bei digitalen Systemen funktioniert das im Prinzip genauso, nur das es sich dann um gesondert verschlüsselte Datensätze handelt.

Ein leidiges Thema für den Nachfolger lösen

Natürlich möchte jeder Nachfolger so wenig Patientendatensätze wie möglich weggeschlossen sehen. Stattdessen möchte er so viele wie möglich in seinen neuen Schrank umziehen dürfen. Das jedoch gelingt in aller Regel dem altbekannten Arzt besser das dem neuen.

arztpraxen 122 dokumentation patientendatei nachfolger DenPhaMedSo genau unterstütze ich Sie aktiv der Übertragung! Ein sagenhaft besseres Argument für jede Praxisübernahme als jedes ermutigende „Sie schaffen das schon“ oder jede Hoffnungsschimmer-Worthülse wie „ich helfe gern, wenn es nötig wird“. Es sollte also ein klarer Plan vorliegen, bevor der erste Interessent danach fragt. Denn dann erkannt der Interessent sofort, dass Ihnen was an der Übertragung liegt und sie nicht einfach nur die Praxis loswerden wollen.

Auch hier gibt es wieder zig Wege, diese Hilfe aktiv umzusetzen. Welche die sinnvollsten sind, entscheidet der Praxisinhaber am besten zusammen mit seinem Praxisteam, denn für die Mitarbeiter geht es an dieser Stelle um nichts anderes als um ihren Arbeitsplatz. Da wirkt Teamwork zusätzlich motivierend.


Die konkurrenzlose Präsentation, die einzelne Mängel vergessen machen kann

Zur Auswahl steht eine Vielzahl unterschiedlicher Möglichkeiten, von denen hier je sechs Beispiele aufgeführt werden, die die Breite und Tiefe dokumentieren, mit der jede Übernahme erfolgreicher gestaltet werden kann:

Wirkungsvoll

Wirkungsvoll

  • Mitarbeit des Nachfolgers vor Praxisübernahme
  • Mitarbeit des Altinhabers nach Praxisübergabe
  • Angebot für Vorstellungstermine durch das Praxisteam
  • Vorstellung des neuen Praxisinhabers mit eigenem Flyer
  • Präsentation des Nachfolgers auf dem Praxis-Monitor
  • Durchführen einen Patientenbefragung im Vorfeld der Übergabe
Sinnvoll

Sinnvoll

  • Persönlicher Patientenbrief zum Praxisübergang mit Überleitungsformular
  • Vorstellung des Nachfolgers im Rahmen von Patientenabenden
  • Aushang in der Praxis mit „Steckbrief“ des Nachfolgers
  • Eigener Bereich „Praxisübergabe“ im Web-Auftritt
  • Auslegen von Überleitungs-Handouts mit Unterschriftsfeld im Wartezimmer (Achtung: alle rechtlichen Vorgaben erfüllen)
  • Auslegen der Ergebnisse der Patientenbefragung mit Kommentierung durch den Nachfolger
Unterstützend

Unterstützend

  • Änderung der Öffnungszeiten in der Startphase. Frühsprechstunde - Spätsprechstunde
  • Eigene Telefonsprechstunde des Nachfolgers vor und nach der Übernahme
  • Tag der offenen Praxis zum Übergang – z.B. mit Kunstausstellung oder ähnlichem
  • Vorstellung des Nachfolgers gegenüber der Presse (Presseinformation)
  • Gemeinsame Termine bei Multiplikatoren wie Zuweiser, Apotheken, Sanitätshäuser, Pflegeheime und -dienste, evtl. DRK, freiwillige Feuerwehr etc.
  • In kleineren Kommunen: Einführen des Nachfolgers in den örtlichen Honoratiorenkreis

Drei Tipps zur Umsetzung

Wählen Sie – am besten gemeinsam mit dem Käufer – vor allem die Maßnahmen aus, die in Ihrer lokalen Situation am besten passen. Wählen Sie mindestens aus jeder Kategorie eine Maßnahme aus, damit ein Mindestmaß an Medienmix erzielt wird. Und je schwieriger die Übernehme voraussichtlich werden, desto mehr Maßnahmen fahren Sie parallel.

 

arztpraxen 122 dokumentation patientendatei marketing experten DenPhaMedSie hätten für die Erstellung einer solchen Praxispräsentation gerne professionelle Hilfe? Unsere Markerting-Experten stehen Ihnen dafür jederzeit zur Verfügung.
Anfrage Praxispräsentation gestalten