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Neu- und Umbau von Apotheken

Was beachtet werden muss

Die Apothekeneinrichtung bei einer Neueröffnung bietet dem Gründer alle Optionen. Eine ist die konsequente Umsetzung eines bekannten und bewährten Apotheken-Konzeptes. Beim Neubau sollten Apothekerinnen und Apotheker die eine Kernfrage möglichst optimal umsetzen: Welche Marktnische soll diese Apotheke besetzen? Weitere Fragen sind: Wie wird sie am Standort dauerhaft erfolgreich sein? Welche Kunden muss sie anziehen und welchen Konkurrenten die Stirn bieten? Daraus ergeben sich dann auch die einrichtungsrelevanten Erfordernisse an Offizin, Servicebereich, Technik und Warenpräsentation.

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Vorher nett – nachher hui: Apothekenumbau erfordert Planungsprofis

Wer jedoch eine bestehende Apotheke übernimmt, steht vor einer noch komplexeren Herausforderung beim Apotheken-Umbau. Denn die Herangehensweise muss völlig anders sein, damit sie maximalen Erfolg verspricht: nämlich die nach der Bewahrung und Weiterentwicklung der bestehenden Marktvorteile. Wie wirkt die Apotheke heute im Markt? Welche Gründe ziehen die bestehenden Kunden an? Was schätzen die Mitarbeiter? Ist das Erscheinungsbild in sich stimmig? Über welche Wiedererkennungswerte verfügt die Apotheke? Wie ist der bleibende Eindruck? Und dann: Was davon soll bleiben und ist durch den Umbau zu verstärken und was genau muss sich ändern, und in welche Richtung. Erst dann sollten Innenarchitekten ihr Werk beginnen.

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Vorher nett – nachher hui: Apothekenumbau erfordert Planungsprofis.


Qualitäts-Check für Apotheken-Bauherren

Apotheken QualitaetsCheckEgal ob Neubau oder Umbau – schon mit den ersten Entscheidungen werden die wichtigsten Weichen gestellt. Aus Erfahrung wissen wir, dass Fehler an dieser Stelle anschließend kaum noch revidierbar sind. Deshalb empfehlen wir, vor jeder Aus- oder Umbauentscheidung zunächst einen erfahrenen Apothekenplaner zu konsultieren.

Mit unseren Partnern haben wir die 15 wichtigsten Fragen für den richtigen Start in die Selbständigkeit zusammengestellt, mit denen sich die bewahrenswerten Qualitäten, abzustellenden Schwächen und vielversprechendsten Positionierungschancen Ihrer Apotheke einfach, zielgerichtet und möglichst realistisch eingrenzen lassen.

Laden Sie jetzt unsere kostenfreie Checkliste herunter.

Der erste Umsetzungsschritt: das eigene Apothekenkonzept

Der zweite wichtige Schritt für alle, die eine Apotheke um- oder neu bauen wollen, ist das eigene Apothekenkonzept. Es ist für das Gelingen der strategischen Baumaßnahme entscheidend. Denn weder der Neu- noch der Umbau einer Apotheke sind ein Selbstzweck. Vielmehr sollen immer bestimmte Ziele erreicht werden – nur: Wie klar definiert sind die und wie präzise dekliniert sind die Schritte dahin? Das ist die zweite Weichenstellung, die später für den Erfolg der neuen Apotheke mitentscheidet.

  • Verkaufserfolg durch Berücksichtigung von Verkaufsmechanismen und gezielter Wegeführung
  • Klares Profil im Wettbewerb durch Alleinstellungsmerkmale
  • Hohe Effizienz im Alltag durch Optimierung der logistischen Prozesse
  • Wohlfühl-Effekte für Kunden und Mitarbeiter durch die Berücksichtigung emotionaler Aspekte
  • Diskretion in der Beratung durch den gezielten Einsatz spezieller Elemente zur Kundenzufriedenheit
  • Eine rationale Raumaufteilung mit möglichst großer Flexibilität

Ein Patentrezept gibt es hier nicht. Vielmehr muss sich die Gestaltung an den Wünschen des Inhabers und der Mitarbeiter orientieren.

Der Standort entscheidet nicht alles, aber vieles

billionphotos 1233730 128x128Die Lage ist für den Erfolg einer Apotheke ein zentraler Faktor. Denn Standorte in einer Stadt oder einem Dorf können sich verändern – manchmal schleichend und unmerklich, manchmal abrupt und schlagartig. Veränderungen, die sich schnell bemerkbar machen, sind etwa die Errichtung eines Ärztehauses oder die Schließung von Arztpraxen in der Nähe. Darüber hinaus unterliegen Quartiere auch einem sukzessiven Wandel, weil sie entweder aufgewertet werden und mehr Menschen anziehen oder weil eine schleichende Verödung droht, wenn zum Beispiel andere Kieze attraktiver geworden sind.

Daher sollten Apothekerinnen und Apotheker auch immer ein Auge auf Stadtentwicklungspläne, Neubausiedlungen, Einkaufsmöglichkeiten, den Bau von Pflegeeinrichtungen und ähnliche Entwicklungen haben. Denn sie haben Einfluss auf die wirtschaftliche Entwicklung von Apotheken.

Unsere Tipps für Existenzgründer

Bei Übernahmen sprechen Sie und Ihr Apothekenplaner frühzeitig und intensiv mit den vorhandenen Mitarbeitern darüber, welche Arbeitsprozesse es gibt: Kundenberatung, Verkauf, Bestellungen aufgeben, Lieferungen einlagern etc. Und gehen Sie diese Prozesse genau durch, prüfen Sie Optimierungsmöglichkeiten.

Bei Neugründungen macht es durchaus Sinn, die Erfahrungen und Vorkenntnisse der bereits gefundenen zukünftigen Mitarbeiter in den Planungsprozess mit einzubeziehen.

Bei der Partizipation der Mitarbeiter sollten mindestens folgende Themen erörtert werden:

  • die derzeitige Arbeitssituation
  • Belastungsschwerpunkte
  • das Befinden der Mitarbeiter/innen (physisch und psychisch)
  • Stärken und Talente der Mitarbeiter/innen
  • Ideen und Verbesserungsmöglichkeiten
  • Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz
  • Wünsche

Weitere wertvolle Hinweise und Hilfen gibt es auch im Existenzgründerportal des Bundeswirtschaftsministeriums. Die Seite bietet neben grundsätzlichen Informationen auch Checklisten, Praxishilfen, ein Expertenforum und Standortanalysen.
 

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Was Banker sehen möchten: der Businessplan für den Apothekenerfolg

Vor allem eine sogfältige Standortanalyse räumt viele Hindernisse aus dem Weg. Sie hat immer zwei Ausprägungen: eine liegenschaftliche und eine wirtschaftliche. Dabei stehen fast immer diese sieben Fragen im Fokus:

  • Welches Budget wollen Sie für die geplante Maßnahme zur Verfügung stellen?
  • Ist nach der Erneuerung oder Erweiterung zusätzliches Personal erforderlich?
  • Sind zusätzliche Mieten, Raten oder Verpflichtungen zu bedienen?
  • Können durch Veränderungen Kosten gespart (Abläufe, Personal, Energie) werden?
  • Sind Optimierungen etwa beim Materialeinsatz, Prozessen, Technik oder der allgemeinen Apotheken-Sicherheit zu erwarten?
  • Welche Maßnahmen sichern am gewählten Standort die Rentabilität langfristig?
  • Werden konkret vorhandene Erwartungen von Kunden und Mitarbeitern berücksichtigt?

Apotheken BusinessplanWenn sich Apotheken-Gründer für eine professionelle Standortanalyse entscheiden, hat das noch einen weiteren Vorteil:

Kreditgeber legen sehr viel Wert auf wirtschaftliche Nachhaltigkeit.

Bei einem Businessplan sieht es gut aus, wenn Arztpraxen in der Nähe des Standorts und mögliche oder bereits von statten gehende Entwicklungen berücksichtigt werden.

Kreditgebern erleichtert es die Entscheidung, wenn sichtbar wird, dass sich der Apothekengründer auch um Standortfragen kümmert.

Fehler vermeiden um beste Finanzierungskonditionen zu bekommen

Um die häufigsten Fehler zu vermeiden und/oder bessere Konditionen zu bekommen, macht es sehr viel Sinn, sich frühzeitig mit einem professionellen Finanzierungsplaner für Existenzgründer im Heilwesen abzustimmen, welche Anforderungen Kreditgeber stellen, welche Unterlagen vorliegen sollten und vor allem: wie der Businessplan aussehen sollte, um möglichst einfach, schnell und zu günstigen Konditionen an das benötigte Startkapital zu kommen. Unsere Finanzierungs-Experten stehen gern zur Verfügung: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Selbstverständlich sollten auch vor einer Baumaßnahme die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen erfasst werden. Denn wenn die augenblickliche und die erwartete künftige Rentabilität bekannt sind, ist die langfristige Überlebensfähigkeit am Markt sicherzustellen. Hilfreich ist hier eine Standortanalyse. Eine professionelle Rentabilitätsanalyse – zum Beispiel für einen neuen Standort – sollten von einem Experten – in der Regel ein Steuerberater – verfertigt werden. Unsere Wirtschafts- und Steuerfachleute stehen gern zur Verfügung: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 

Die Planungsphase

Die Planung setzt auf den definierten Zielen auf. Alle Ziele, die mit dem Umbau erreicht werden sollen, müssen möglichst konkret ausformuliert werden und sie sollten messbar sein, damit der Erfolg der Maßnahme objektiv nachprüfbar ist. Das ist übrigens nicht nur für Apothekerinnen und Apotheker von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die beauftragten Dienstleister wie Apothekeneinrichter oder Innenarchitekten.

Meistens werden mit einem Apothekenumbau mehrere Ziele verfolgt. Die häufigsten sind:

  • mehr Umsatz,
  • mehr Ertrag,
  • mehr Präsentationsfläche,
  • kürzte Wege,
  • mehr Diskretion,
  • mehr Kaufanregungen,
  • Reduktion der Verkaufsflächenkosten und
  • bessere Ansprache von Neukunden

Auch in kleinen Apotheken schaffen Beratungscontainer mehr Präsentationsfläche und einen Rückzugsort für diskrete Gespräche. 

Der DenPhaMed-Service für Apotheken-Bauherren

Beziehen Sie neben den Mitarbeitern unbedingt Kunden – am besten die zukunftsrelevanten Stammkunden – in die Planungsarbeiten mit ein. Kunden, die in die Planungen einbezogen werden, identifizieren sich ebenso wie Mitarbeiter viel leichter mit „ihrer“ Lieblingsapotheke. 

In der Praxis haben sich zwei Vorgehensweisen bewährt: innerbetriebliche Workshops oder Fragebögen und schriftliche Kundenbefragungen. Wir unterstützen Sie gerne dabei. Einen ersten Eindruck bietet Ihnen unser Musterfragebogen Kundenpartizipation.

Der Abschluss der Planungsphase

Nun müssen die gewonnenen Daten analysiert werden. Entspricht das Sortiment den Kundenwünschen? Sprechen Service- und Beratungsleistungen Kunden an? 

Apotheker

Des Weiteren sind bei Umbaumaßnahmen – aber auch bei Neubauten – immer auch die Arbeitsprozesse in einer Apotheke im Blick zu behalten. Sind hier Anpassungen nötig? Gibt es Verbesserungsmöglichkeiten? Was darf unter keinen Umständen geändert werden? Wird sich die Mitarbeiterzahl verändern?

Das klingt nach viel Arbeit. Ist es auch… aber nur für Gründer, die das „nebenbei“ mit erledigen wollen. Apothekenplanungs-Profis haben dafür eingespielte Prozesse, Erhebungstechniken und Auswertungssysteme. Unsere Apothekenplaner stehen für Aus- und Umbauprojekte gern zur Verfügung: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Selbstverständlich müssen dann auch Handwerker und Dienstleister ausgewählt werden. 

All das ist auch das tägliche Geschäft spezialisierter Apothekenplaner. Nutzen Sie diese Kompetenz einmal und profitieren Sie ein ganzes Inhaberleben davon.

Die eigentliche Baumaßnahme

Wenn Apothekerinnen und Apotheker einen Innenarchitekten beauftragen, sollte dieser kein Angestellter eines Einrichters sein. Vielmehr sollte darauf geachtet werden, dass Innenarchitekt und Apothekenplaner unabhängige und neutrale Fachleute sind, die nur im Interesse des Kunden agieren und dabei keine Rücksichten auf den Arbeitgeber nehmen müssen.

DenPhaMed-Checkliste für die Wahl der richtigen Aus- oder Umbaupartner:

Diese Kriterien zeichnen gute Innenarchitekten und Apothekenplaner aus. Download Checkliste Aus- und Umbau (Mail an Zentralbüro)